为了有效防止印章失控事件的发生，公司在印章日常使用和保管必须建立一整套规范而健全的制度，明确保管人责任，必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章。以实际一般情况来看，小型企业印章都由行政人事部或财务部协助管理，或直接由老板亲自管理，中大型企业会统归法务部管理。只有少数风险意识极强的企业会成立印章中心来专门管理印章。如平安银行，太平财险，慧择保险等；
什么是印章中心？
所谓印章中心，顾名思义，就是企业内部专门成立一个部门来管控企业内部印章对内对外的使用。印章中心内部人员岗位设定一般有印协员、用印岗、复核岗、综合岗和管理岗这五个岗位组成。这五个岗位的日常工作内容如下：
●印协员：协助接收并处理企业新到印章申请需求，新到系统录入，整理各子分机构需求录入及协调工作；
●用印岗：处理企业日常用印盖印等一般性事务；
●复核岗：对用印岗人员盖印文件及系统申请文件进行复核；
●综合岗：综合处理一些数据类统计工作、印章盘存、邮包管理、携章外出等工作；
●管理岗：对上述人员功能工作进行日常综合管控，对重大型文件进行复核审查；
值得注意的是，对于以上部门人员划分并非一成不变，而是以企业印章管控数量和使用频次进行人员结构调整优化。如印章数量不多的企业，有些岗位可以一人多岗，如印协员和用印岗可以同一人，复核岗和综合岗可以同一人等；
什么类型的企业需要用到印章中心？
从企业风控角度来说，每家企业都需要搭建一个企业内部的印章中心，印章中心就如每家企业的财务部、人事部一样，是在企业发展到一定体量以后，必须要搭建的一个部门。但是就国内大多数企业而言，绝大部分企业还是比较缺乏这块的安全管控意识。国内大多数企业将用章便利性看的更重要于安全性。其实这是非常错误的一个认知。我们从大量客户案例中可以看出，一般这几类企业会有搭建印章中心的需求：
1、中大型国企及地方支柱型企业；
2、准上市公司或拟IPO上市企业；
3、多元化发展，子/分公司较多的集团型企业；
4、中大型连锁性企业；
5、金融企业；
6、地产型或物业型企业；
建设印章中心需要投入什么？
很多企业负责人说，我想建一家企业内部印章中心，就把之前管章的几个人安排下岗位调配就可以了。对吗？实际情况其实不是这样的。一家大型综合型或集团型企业建设印章中心并非只是简单的人员调配和布控就可以了。因为印章中心会接触到公司对内对外重大关键性文件的盖印动作，所以在环境布设下得充分考虑安全性和私密性，以我们给其他客户设置印章中心的经验来看，一个健全的印章中心在环境布置上一般需要以下几个方面：
1、有一个独立的办公室；
从印章保管以及盖印文件的安全性来看，我们一般建议客户将印章中心部署在一个单独的办公环境下，如平安集团就将印章中心设在平安金融中心整4层，太平财险和正大集团也都给印章中心设立了专门的办公室，一般情况下，禁止非印章中心人员进入该办公室；
2、独立的内网环境；
印章使用管控系统必须放在企业内部专门的内网环境下部署，才能保障企业内部用章数据的足够安全，包括办公电脑都要做专门的技术处理，出了内网环境后将无法再次登录系统使用印章，也无法查看原先的印章使用记录；
3、严密的监控环境；
为进一步保障印章管控的安全性考虑，一般印章中心会部署一整套严密的监控环境，全天24小时360度无死角监控印章中心每个人每台设备的日常工作情况，监控画面一般保管长达数月甚至数年之久。不夸张的说，一家企业保密程度及监控高的地方，一定是印章中心。
4、智能的保管设备；
一套针对印章管控的智能保管设备，需要满足以下几点技术要求：
（1）能保管：在印章不使用情况下，可以安全保管，杜绝任何人的接触；
（2）能查找：印章需要使用情况下，快速出章，减少用章人找章时间，提高工作效率；
（3）能识别：能识别用章人的取章动作是否正确，是否取的是要用的那枚印章，是否多取，少取，错取，错误取章动作能马上提醒及纠正；
（4）能盘存：能自动盘存所有印章的在柜/出柜情况；
（5）能记录：能记录每一枚印章的使用轨迹，盖印文件和取用人，做到事后追溯查源，简单快捷；
（6）能报警：在印章被未授权情况下强行取用立刻报警给管理员；
由深圳市顺易通信息技术有限公司自主研发的“御鑫箱”智能印章保管柜，已完全满足以上六点要求。经过如平安集团、字节跳动、太平人寿、正大集团等大型客户多年使用认证，兼具安全防护和智能科技两大属性，是市场上为数不多的印章保管智能设备。
